Het organiseren van een congres brengt veel denk- en regelwerk met zich mee. Het is aan te raden zo vroeg mogelijk van te voren te beginnen. Ook over een geschikte locatie moet je ruim op tijd nadenken én dit natuurlijk vastleggen. Het zou zonde zijn als de locatie die het beste bij jouw congres past ineens volgeboekt is. Maar waar moet je überhaupt aan denken qua locatie? Doe je het binnen, buiten, dicht bij je bedrijf of juist heel ergens anders? Wij hebben een aantal mogelijkheden voor een congreslocatie voor je uitgezocht.
Centraal en uniek
Wanneer je een congres in de zomer organiseert, kunnen we ons voorstellen dat je niet helemaal durft te vertrouwen op het Nederlandse klimaat. Mocht het wel mooi weer zijn, is het natuurlijk fantastisch als je bezoekers ook lekker even naar buiten kunnen. Wanneer je doelgroep uit het hele land komt, is het daarnaast ook belangrijk dat jouw congreslocatie centraal gelegen is. Utrecht trekt waarschijnlijk vele malen meer bezoekers dan Limburg of Groningen. Fort Voordorp bij Utrecht is een congreslocatie die een antwoord biedt op al je vragen: binnen én buiten, sfeervol en historisch, centraal gelegen én ervaren in alle soorten bedrijfsevenementen.
Oost West …
Thuis best. Wanneer de mogelijkheden er zijn, kun je een congres ook prima binnen je eigen bedrijf organiseren. Je weet precies hoe alles werkt, waar alles staat én bespaart waarschijnlijk ook kosten. Tegelijkertijd geef je jouw doelgroep direct een kijkje in de keuken. Houd er wel rekening mee dat je dan ook wel echt alles zelf moet regelen. Voldoende parkeergelegenheid, toiletten, catering en natuurlijk het opruimen en schoonmaken achteraf…
Denk vanuit de doelgroep
Gaat het om een specifieker en eventueel kleinschaligere bijeenkomst? Denk vanuit de doelgroep en zoek een locatie dicht in de buurt van de bezoekers die je wilt hebben. Zo is de stap om even langs te komen op jouw evenement een stuk kleiner. Wanneer jouw doelgroep door het hele land verspreid zit, is dit natuurlijk minder makkelijk te realiseren. In dat geval kun je toch beter dan een centrale locatie als Fort Voordorp denken.
Congres en hotel
Wanneer jouw doelgroep écht van ver komt of je jouw evenement over meerdere dagen plant, is een hotel aan te raden. Hotels hebben vaak aparte ruimtes waar dergelijke zakelijke evenementen kunnen plaatsvinden. Daarnaast biedt je jouw bezoekers een goede overnachting, waardoor zij niet na hoeven te denken over laat vervoer. Dat is pas slim ondernemen. Dit kost natuurlijk wel weer wat meer, maar wellicht is het het absoluut waard!